文件管理制度

发布时间:2020-02-22

文件管理制度,1 目的,为了做好收文、发文、文件保存等工作,2 文件管理的类别,文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,3 归口管理,收、发文等文件管理工作由综合部归口管理,4 收文的管理,4,➢凡来公司的公启文件(除单位领导亲启的以外),➢对上级机要部门发来的文件,➢提前通知与会人员,对上级来文拆封后,4,➢凡正式文件均需由综合部负责人根据文件内容和性质阅签后,➢一般函、电分别由综合部直接分转处理,➢为加速文件运转,4,➢传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,➢阅读文件应抓紧时间,超过两天,➢阅文时不得抄录全文,➢文件阅完后,➢综合部有对文件负有催办、检查、督促的责任,5 发文管理,5,➢公司上报下发正式文件的权力分别集中于党委和公司,➢各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时,➢对单位影响较大,5,➢凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,➢公司上行文、外发文主要用于:,a,b,➢在公司日常旅游经营管理、党群工作中,➢凡各业务管理部门召开专题会议所作的决定,➢各业务管理部门与外单位发生的一般业务联系,5,➢各单位需要发文,➢草拟文稿必须从公司角度出发,➢文稿拟就后,➢根据公司的要求和上级有关指示精神以及有关文件规定,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿,➢对审核时修改较多,➢须经会签的文稿,➢文稿审核会签后,➢文件打印清样,➢文件打字后,6 文件的借阅和清退,6,6,6,6,7 文件的立卷与归档,7,下列文件,a,b,c,d,e,f,g,h,i,7,7,➢文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,➢立卷时,➢要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,➢上年度形成的文件材料,8 文件的销毁,8,8,9 附则,9,9。

充分发挥文件的指导作用,同级函、电、来文,1 公文的签收,均由收发员登记签收后,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,应及时附上《文件处理传阅单》,3 公文的阅批与分转,分送承办部门阅办,如涉及几个单位合办的文件,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,4 文件的传阅与催办,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅后应签名以示负责,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,应送交两办机要秘书,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,1 发文的规定,除工会和共青团以外的各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件,应向公司提出发文申请,涉及两个以上的公司领导分管范围的文件,2 发文的范围:,均属发文范围, 向上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定, 同兄弟单位联系有关本公司重大旅游经营、人事劳资、物资供应、基建、党群工作等事宜,有关安排部署、传达上级指示等事项,一般都不应发文,可用管理部门的名义对外发函(应各自编号备查),3发文程序与要求,应事先向公司提出申请,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,拟稿人应填附发文稿纸首页,对文稿进行审查和修改,➢经修改后的文稿,有碍打印和存档的文稿,应在交付打印前送会签部门会签,按批准权限的规定分别呈送党委、公司领导审定、批准、签发,应由拟稿人校对,按数印刷,1 各部门的有关工作人员,2 借阅文件时,3 对承办的公文应抓紧催办,4 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作,1 文件的归档范围,分别由综合部负责归档:,上级机关来文,综合部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计表,公司党员工大会、工会会员大会、团员大会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等,有保存价值的人民来信来访记录及处理结果,参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等,上级机关领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料,反映本公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像制品,公司日志和大事记,公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料,2 各业务管理部门日常工作中形成的活动资料,3 立卷要求,分门别类地进行整理归档,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,重要工作、重要会议形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完毕,1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,2 经审核同意销毁的文件,1 本制度由公司行政人事部负责解释,2本制度自颁布之日开始实行。

参照文书处理的有关规定,本公司上报下发的各种文件、资料,由上级或邮局机要通讯员直送机要室的机要文件,如果其中一项不对口,并分类登记编号、保管,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后,应同主办单位联系后再分转处理,公司领导和承办部门一般应在当天阅签完毕,也不得将文件转借他人阅看,阅批文件一般不得,如有领导“批示”、“拟办意见”,如确系工作需要,切忌横传,不得将文件压放、分散,并将文件底稿送审,须由公司领导批准签发,应按相关制度办理,为备查考,不用以公司的名义发文,并严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人,送公司分管领导核稿(对文稿内容、质量负责),应由拟稿部门重新誊写清楚,➢经领导批准签发后的文稿,校对后拟稿人应在发文稿上签名,对印刷质量不合格的文件,因工作需要借阅一般文件时,应严格履行借阅登记手续,应定期对已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,包括上级对公司报告、申请的批复,季度、年度报告等,由各业务管理部门负责立卷归档,保持文件、材料的完整性,要及时立卷归档,六月份正式向档案室移交文件清单一式两份,综合部应定期清理造册,应派专人分别由综合部及监督部门监视销毁。

并结合公司的实际情况,制定本制度,则由公司总经理或董事长或其秘书拆封,在签收和拆封时,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号,需要公司承办或归档的公司领导亲启文件,领导启封后,分送承办部门阅办,紧急文件要即阅即办,如关系到两个以上业务部门,对尚未传达的文件不得向外泄露内容,两办应责成有关部门和人员,按文件所提要求和领导批示办理有关事宜,应办理借阅手续,以防止丢失、泄密,如需备查,应按照有关保密规定,公司同意发文,则由综合部统一归口,经公司分管领导批准后,由主管业务管理部门书面或口头通知执行,可以以管理部门的名义,用《工作简讯》的形式发会议纪要,并签名、盖章、标明日期和密级,交两办机要秘书统一编号,送打印室打印,拒绝盖印分发,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须经两办主任同意后方可借阅,就地阅看,按时归还,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,接、交单位各留存一份备查,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

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文件管理制度

1 目的

为了做好收文、发文、文件保存等工作,充分发挥文件的指导作用,参照文书处理的有关规定,并结合公司的实际情况,制定本制度。

2 文件管理的类别

文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。

3 归口管理

收、发文等文件管理工作由综合部归口管理。

4 收文的管理

4.1 公文的签收

➢凡来公司的公启文件(除单位领导亲启的以外),均由收发员登记签收后,由上级或邮局机要通讯员直送机要室的机要文件,则由公司总经理或董事长或其秘书拆封。在签收和拆封时,收发人员需注意检查封口和邮戳,对开口和邮票撕毁的函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕的应拒绝签收。

➢对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。4.2 公文的处理、编号及保管

➢提前通知与会人员。

对上级来文拆封后,应及时附上《文件处理传阅单》,并分类登记编号、保管,需要公司承办或归档的公司领导亲启文件,领导启封后,也应分别交两办办理正常手续。➢公司外出开会人员带回的文件及资料,应分别送交综合部进行登记、编号、保管,不得个人保存。

4.3 公文的阅批与分转

➢凡正式文件均需由综合部负责人根据文件内容和性质阅签后,分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后,分送承办部门阅办。

➢一般函、电分别由综合部直接分转处理。如涉及几个单位合办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

➢为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,公司领导和承办部门一般应在当天阅签完毕,紧急文件要即阅即办;如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

4.4 文件的传阅与催办

➢传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

➢阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得

超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,两办应责成有关部门和人员,按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

➢阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,应办理借阅手续,以防止丢失、泄密。

➢文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传。

➢综合部有对文件负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散。如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档、周转。

5 发文管理

5.1 发文的规定

➢公司上报下发正式文件的权力分别集中于党委和公司,除工会和共青团以外的各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

➢各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时,应向公司提出发文申请,并将文件底稿送审。公司同意发文,则由综合部统一归口,用公司×字发文。

➢对单位影响较大,涉及两个以上的公司领导分管范围的文件,须由公司领导批准签发。

5.2 发文的范围:

➢凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

➢公司上行文、外发文主要用于:

a. 向上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定;

b. 同兄弟单位联系有关本公司重大旅游经营、人事劳资、物资供应、基建、党群工作等事宜。

➢在公司日常旅游经营管理、党群工作中,有关安排部署、传达上级指示等事项,应按相关制度办理,经公司分管领导批准后,由主管业务管理部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

➢凡各业务管理部门召开专题会议所作的决定,一般都不应发文,为备查考,可以以管理部门的名义,用《工作简讯》的形式发会议纪要。

➢各业务管理部门与外单位发生的一般业务联系,可用管理部门的名义对外发函(应各自编号备查),不用以公司的名义发文。

5.3发文程序与要求

➢各单位需要发文,应事先向公司提出申请。

➢草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,并严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

➢文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标明日期和密级。

➢根据公司的要求和上级有关指示精神以及有关文件规定,对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。➢经修改后的文稿,送公司分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

➢对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚。

➢须经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。

➢文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委、公司领导审定、批准、签发。➢经领导批准签发后的文稿,交两办机要秘书统一编号,送打印室打印。

➢文件打印清样,应由拟稿人校对,校对后拟稿人应在发文稿上签名。

➢文件打字后,按数印刷,对印刷质量不合格的文件,拒绝盖印分发。

6 文件的借阅和清退

6.1 各部门的有关工作人员,因工作需要借阅一般文件时,需经本部门负责人签写便条;对有密级的文件须经两办主任同意后方可借阅。

6.2 借阅文件时,应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上用笔勾划。

6.3 对承办的公文应抓紧催办,应定期对已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清),如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

6.4 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

7 文件的立卷与归档

7.1 文件的归档范围

下列文件,分别由综合部负责归档:

a.上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

b.综合部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计表,季度、年度报告等;

c.公司党员工大会、工会会员大会、团员大会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

d.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

e.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

f.上级机关领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

g.反映本公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像制品;

h.公司日志和大事记;

i.公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

7.2 各业务管理部门日常工作中形成的活动资料,由各业务管理部门负责立卷归档。

7.3 立卷要求

➢文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

➢立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

➢要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

➢上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完毕,六月份正式向档案室移交文件清单一式两份,接、交单位各留存一份备查。

8 文件的销毁

8.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,综合部应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

8.2 经审核同意销毁的文件,应派专人分别由综合部及监督部门监视销毁。

9 附则

9.1 本制度由公司行政人事部负责解释。

9.2本制度自颁布之日开始实行。

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