档案管理业务优化方案企业管理

发布时间:2019-03-02

档案管理业务优化方案,公司领导:,现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷,一、纸质档案管理现状,目前,(一)人员问题,(二)存储空间问题,(三)未来业务量压力,二、电子档案进展情况,20**年10月1日,要受限于四个方面:,(一)担保业务系统电子印章尚未启用,(二)担保业务系统中的档案管理模块尚未开发,三、业务档案管理优化建议,(一)尽快在业务系统中开发档案管理模块,(二)配备专业的存储设备,(三)适时逐步启用担保业务系统的电子印章,实现客户核保类合同以电子档案存储为主,(四)适当调整业务档案管理方式,这样操作的理由,(五)进一步增加对合作银行的制约措施,1,2,3。

为提升业务处理效率,公司的业务档案仍是以纸质为主,区域办事处人员尚未完全到位,公司担保业务系统正式启用,审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章,无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能,实现电子文档的归档、查阅等功能,提升担保业务系统运行效率,1,纸质档案存储为辅,梳理完善担保业务系统相关流程,是考虑到小额批量类业务的本质是公司基于对合作银行的信任,维护公司相关权益,建议进一步细化公司业务指引,建议在合作协议中增加补充条款:(1)如若合作银行向公司提供虚假材料,公司相关部门应严格按照保后管理要求。

缓解档案管理压力,截至20**年01月05日,风险控制部档案管理人员目前仅有一人,所有业务基本实现了线上处理,并保留纸质档案,目前,确保电子文档的存储空间,优先启用审批流程类资料(如提请放款通知书)的电子印章,以解决区域办事处人员与省公司的距离问题,1,将小额项目的调查审批工作委托给合作银行,细化公司对于调查审批的要求,出现道德风险、操作风险等,按时按质按量完成小额批量类项目抽查管理工作。

配合公司20**年业务目标,风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理,公司在保项目笔,按照目前的档案管理要求,目前的档案管理工作已超现有人员负荷,前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位,但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备,主,担保业务系统中缺乏档案管理模块,导致审批流程类资料(如提请放款通知书)仅存储在服务器中,进行灾难备份,确保电子文档的存储安全,并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储,在提升业务处理效率的同时,并减轻合同类纸质档案的存储压力,小额批量类业务,合作机构之间正式往来函件(含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等)以纸质档案方式存储,合作银行若勤勉尽职,公司将为其分担风险,要求合作银行务必按照公司业务指引进行操作,否则公司可予以免责,或未能尽到应有调查审批义务的行为,公司可予以免责,加大对保后管理工作的考核力度。

导读:文档《档案管理业务优化方案企业管理》共1页,当前为第1页,大小为26kb,是专业资料、经管营销、企业管理相关类别的资料,并提供若干种档案管理业务优化方案企业管理的文本文档下载,如word文档下载、wps文档下载等。以下便是第1页的正文:

档案管理业务优化方案

公司领导:

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率,缓解档案管理压力,配合公司20**年业务目标,风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理,并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前,公司的业务档案仍是以纸质为主。截至20**年01月05日,公司在保项目笔,按照目前的档案管理要求,也就意味着已有笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

(一)人员问题。区域办事处人员尚未完全到位,风险控制部档案管理人员目前仅有一人,目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位,小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员,未来即便相应档案全部归档到位,后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

(二)存储空间问题。

(三)未来业务量压力

二、电子档案进展情况

20**年10月1日,公司担保业务系统正式启用,所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备,主

要受限于四个方面:

(一)担保业务系统电子印章尚未启用,审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章,并保留纸质档案;

(二)担保业务系统中的档案管理模块尚未开发,无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能;

三、业务档案管理优化建议

(一)尽快在业务系统中开发档案管理模块,实现电子文档的归档、查阅等功能。目前,担保业务系统中缺乏档案管理模块,导致审批流程类资料(如提请放款通知书)仅存储在服务器中,无法在系统中查阅,仅当前任务处理人员可见,一旦任务处理完毕,经办人员无法查阅已出具文件;

(二)配备专业的存储设备,提升担保业务系统运行效率,确保电子文档的存储空间,进行灾难备份,确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度,担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况,担保业务系统不时也会出现卡顿情况,运行效率有待进一步提高;

(三)适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料(如提请放款通知书)的电子印章,并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储,在提升业务处理效率的同时,减轻审批类纸质档案的存储压力;2.为各区域办事处配备专业扫描设备,提升电子档案的成像质量,减轻相关人员的扫描和审查压力;3.梳理客户核保类合同签署环节的流程,逐步启用客户核保类合同的电子印章,

实现客户核保类合同以电子档案存储为主,纸质档案存储为辅,以解决区域办事处人员与省公司的距离问题,并减轻合同类纸质档案的存储压力;

(四)适当调整业务档案管理方式,梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业务,合作机构之间正式往来函件(含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等)以纸质档案方式存储,借款人基础资料(如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告)、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中,方便随时调阅;2.独立调查审批类业务,基础资料中除了必要证件,其他基础资料均已电子档案方式存储,审批类资料均以电子档案方式存储,客户核保类合同逐步以电子档案方式存储,合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。

这样操作的理由,是考虑到小额批量类业务的本质是公司基于对合作银行的信任,将小额项目的调查审批工作委托给合作银行,合作银行若勤勉尽职,公司将为其分担风险。合作机构之间的函件代表了各方对于风险分担责任事项的确认结果,需以纸质形式严格保管;借款人基础资料仅代表了合作银行的调查审批过程,公司仅是形式审查,无需过多要求,且部分资料已在前期项目受理阶段在系统中提交过电子档案,借款人基础资料多数为复印件,效力与扫描件基本相当;

(五)进一步增加对合作银行的制约措施,维护公司相关权益。

1.建议进一步细化公司业务指引,细化公司对于调查审批的要求,要求合作银行务必按照公司业务指引进行操作,否则公司可予以免责。

2.建议在合作协议中增加补充条款:(1)如若合作银行向公司提供虚假材料,出现道德风险、操作风险等,或未能尽到应有调查审批义务的行为,公司可予以免责;(2)公司有权对风险项目进行问题审计,如发现合作机构存在违规操作情况,公司可以视情况免责或减少责任分担比例;(3)公司在对小额批量类项目进行代偿之后,如需通过诉讼等方式实现自身债权,合作银行有义务将前期全套调查审批类资料移交我公司(如无法提供原件,可复印件加印章,证实经与原件核对一致),并积极配合公司实现债权,纳入机构年度考评。

3.公司相关部门应严格按照保后管理要求,按时按质按量完成小额批量类项目抽查管理工作,加大对保后管理工作的考核力度。

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